Kõikide Windowsi Probleemide Ja Muude Programmide Lahendamine

11 parimat tava Microsoft Teamsi videokoosolekute jaoks

Võite veeta suurema osa ajast Microsoft Teamsis, et teha oma vestluskaaslastega koostööd oma töökaaslastega, kuid kontoritöötajad üle maailma töötavad nüüd kodus, on Teamsis videokoosolekute korraldamine muutunud üha olulisemaks. Kuigi Skype’i ärirakendus eksisteerib endiselt pärandklientide jaoks eraldi tootena, on Microsoft oma funktsionaalsuse koondanud meeskondadesse, mis on kaasatud Microsoft 365/Office 365 äri- ja ettevõtte tellimustesse.

Videokoosolekut on Teamsis lihtne alustada, kuid on võimalusi oma ja teiste osalejate kogemuste parandamiseks, olgu see siis mitteametlik videovestlus töökaaslastega või kliendiesitlus. Siit saate teada, kuidas saate Teamsist videokoosolekutel maksimumi võtta - parimad tavad enne koosolekut, selle ajal ja pärast seda.



Märkus. See lugu on mõeldud peamiselt ärikasutajatele, kelle organisatsioonidel on Microsoft 365 Business Essentialsi või Business Premiumi tellimus või ettevõtte tasemel Office 365 E1, E3 või E5 tellimus. Kuigi Microsoft pakub Teamsi tasuta versiooni, ei sisalda see paljusid selles loos käsitletud funktsioone, näiteks kohtumiste ajastamise või salvestamise võimalust.

Enne kohtumist

Teamsis videokoosoleku seadistamiseks klõpsake nuppu Kalender ikooni vasakul tööriistaribal. See avab teie Teamsi tööruumi peaaknas kalendri.

Klõpsake paremas ülanurgas ikooni Uus kohtumine nuppu. Peaakna kohal avaneb ekraan Uus koosolek. Sisestage koosoleku pealkiri ja seejärel lisage osalejate e -posti aadressid - või kui teie ettevõtte aadressiraamat on Teamsiga integreeritud, võite lihtsalt hakata nende nimesid tippima ja ilmuvast loendist valida. Kui soovite inimesi kutsuda, ilma et peaksite neid osalema, klõpsake nuppu Valikuline lingi osalejate välja paremas otsas ja lisage need kuvatavale väljale Valikuline.



IDG

Koosoleku ajastamine Teamsis on lihtne ja integreerub Office 365 kontaktide ja kalendriga. (Selle suurendamiseks klõpsake pilti.)

Järgmisel real valige kuupäev, algusaeg ja lõppaeg. See on kõik, mida koosoleku korraldamiseks tõesti vaja on, ehkki teie kutse täiustamiseks on võimalusi, mida käsitleme allpool. Kui olete koosoleku seadistamise lõpetanud, klõpsake nuppu Salvesta nuppu paremas ülanurgas ja kutse saadetakse.

kuidas Windows 10 -s inkognito režiimis minna

1. Häälestage oma koosoleku aega

Üks võimalus teada saada, kas koosoleku jaoks valitud aeg sobib kõigile osalejatele, on lihtsalt selle ajakava planeerimine ja selle kontrollimine. On veel üks viis: klõpsake uue koosoleku lehe ülaosas ikooni Planeerimisabi vahekaart. Ilmunud lehe vasakus servas näete loendit kõigist nõutud ja valikulistest osalejatest, kelle olete kutsunud, olekuga iga inimese nime all: Saadaval, Pole saadaval või Tundmatu. See teave põhineb sündmustel, mille kutsutud on oma Outlooki kalendrisse juba ajastanud. Paremal on ajakava vaade, mis näitab iga inimese juba planeeritud koosolekuid lillaga.



IDG

Kasutage sõiduplaani abistajat, et veenduda, et kõik, keda olete kutsunud, on teie koosolekul osalemiseks saadaval. (Selle suurendamiseks klõpsake pilti.)

Kui vähemalt üks teie kutsututest pole teie valitud koosolekupäeval saadaval, määrab Teams automaatselt alternatiivsed ajad, kui need on saadaval. Leidke ekraani ülaosast koosoleku algus- ja lõpuaeg; allpool näete koosoleku soovitatud aegu. Klõpsake ühte soovitatud aegadest, mis asendab algselt sisestatud algus- ja lõpp -aja.

Teise võimalusena saate ajakava vaates päevi kerida, et näha, kas mõnel teisel päeval on vähem konflikte kui see, mille algselt valisite. Kui leiate päeva ja kellaaja, mis sobivad kõigile, klõpsake nende muutmiseks ekraani ülaosas kuupäeva ja algus-/lõpuaega.

2. Jagage oma koosoleku päevakava

Kui plaanite oma koosolekut, on kasulik lisada oma koosoleku päevakava, et kõik teaksid, mida koosolekul arutatakse, ja saaksid seda asjakohaselt ette valmistada.

Uue koosoleku ekraani allosas on koostekast, kuhu saate lisada koosoleku kutsesse kaasatava sõnumi. See on hea koht kohtumiste lühikese päevakorra koostamiseks (eriti hõlpsasti loetavas vormis, nagu tabel või täpploend), kuid soovitame teil seda mitte liiga pikaks venitada, sest see võib koosoleku üksikasjad üle trumbata. kutse meilis.

IDG

Koosoleku lühikava koostamine aitab kutsututel koosolekuks valmistuda. (Selle suurendamiseks klõpsake pilti.)

Kui teil on vaja esitada üksikasjalikum päevakava, on parem saata eraldi e -kiri, millele on lisatud .doc- või PDF -fail - või kui korraldate koosolekut kanalis, saate koosoleku teadaande sõnumile vastuse postitada lisatud päevakava, nagu allpool kirjeldatud.

3. Korraldage oma koosolek kanalil

Enamikul juhtudel soovite tõenäoliselt oma koosolekutele kutsuda konkreetseid inimesi, kuid võite alternatiivselt seadistada avatud koosoleku, mida võõrustatakse Teamsi kindlas kanalis. Kui seda teete, saavad koosolekul osaleda kõik selle kanali liikmed. See võib olla mugav, kui näiteks olete loonud konkreetse projekti jaoks kanali ja soovite, et kõik projekti kallal töötavad inimesed saaksid koosolekul osaleda.

Koosoleku seadistamisel klõpsake nuppu Lisa kanal kasti uue koosoleku ekraani keskel ning valige kuvatavast rippmenüüst meeskond ja kanal.

IDG

Koosoleku korraldamine kanalis võimaldab kõigil kanali liikmetel koosolekuga liituda. (Selle suurendamiseks klõpsake pilti.)

Kui olete oma koosoleku ajastamise lõpetanud ja klõpsake nuppu Saada nuppu, kuulutatakse see sõnumina kanali vahekaardi Postitused all ja iga kanali liige saab e -posti kutse. Iga kanali liige saab avaldusele vastuse postitada, lisades vastusesse faile või muud asjakohast teavet.

IDG

Koosoleku teave kuvatakse kanali postituste vahekaardil. (Selle suurendamiseks klõpsake pilti.)

Postitades vastuse oma koosolekuteatele, saate lisada koosoleku päevakorra dokumendina (näiteks .doc- või PDF -failina). See on hea viis anda oma kutsututele ja kanaliliikmetele kokkuvõte sellest, mida teie koosolekul arutatakse.

4. Testige oma riistvara

Enne oma esimese Teamsi videokoosoleku juhtimist looge testkõne, kus saate seadistada oma seadme Teamsiga töötama. Võimalik, et peate meeskonnale andma loa juurdepääsu oma arvuti mikrofonile, kõlaritele ja kaamerale, mõnikord mitmes kohas; näiteks macOS -i hiljutised versioonid nõuavad süsteemieelistustes lubade andmise täiendavat sammu.

microsoft.photos.exe mälu

Kas kavatsete koosolekul oma ekraani jagada? Ka see võib nõuda eraldi luba. Proovige seda ja saate nüüd kõik ruudust eemale.

Samuti, kui mõni teie kutsututest ei ole meeskonnaga videokõnesid kasutanud, paluge neil 10 minutit varem kohale jõuda. Saate koosolekuga varakult alustada ja anda neile võimalus oma riistvara korralikult tööle panna enne koosoleku kavandatud algust.

Kohtumise ajal

5. Kasutage tausta hägusust või taustapilti

Videokoosolekul on oluline professionaalne välimus - ja see hõlmab ka seda, mis kaameras selja taga ilmub. Microsofti tausta hägususe funktsioon teeb just seda, mida ta ütleb: hägustab teie taga olevat tausta. Teise võimalusena pakub Microsoft taustpiltide komplekti, mille vahel saate selja taha ilmuda. Taustahägususe või taustpildi kasutamine aitab teie pilti esile tõsta ja teised osalejad ei sega end sellest, mis ruumis teie taga on.

Tausta hägususe või taustpildi sisselülitamiseks enne liitute plaanitud koosolekuga: klõpsake kaamera eelvaate video eelvaate allosas teist lülitit (peavõtteikoon). Paremal kuvatakse taustaseadete paan. Taustahägususe sisselülitamiseks valige paremas ülanurgas ähmane pilt või valige üks teistest selle pildi ees kuvatavatest taustpiltidest. (Microsoft ütleb, et mingil hetkel võimaldab see teil oma kohandatud taustapilti üles laadida, kuid see funktsioon pole veel saadaval.)

Microsoft

Taustiefekti - ähmast tausta või taustapilti - saate valida enne koosolekule sisenemist (siin näidatud) või koosoleku ajal. (Selle suurendamiseks klõpsake pilti.)

Taustiefekti sisselülitamiseks juba koosolekul: liigutage kursorit, et kutsuda koosoleku juhtelementide tööriistariba oma videovoo kohale. Menüü Rohkem toiminguid avamiseks klõpsake kolme punktiga ikooni ja seejärel valige Kuva taustiefektid . Näete taustaseadete paani, nagu eespool kirjeldatud. Paanil valiku tegemisel võite klõpsata Eelvaade et näha, milline te välja näete (see lülitab teie koosolekul video välja), seejärel klõpsake Rakendage ja lülitage video sisse et see teistele paistaks.

Pange tähele, et Teams ei pruugi taustaefektide tõttu toetada mõningaid sülearvutite või muude seadmete esikaamera mudeleid või teatud veebikaamera mudeleid. Pange tähele ka seda, et taustaefektid on saadaval ainult plaanitud koosolekutel, mitte lennul.

6. Ekraani jagamine, ärge jagage üle

Kui teil on vaja jagada teavet, mis kuvatakse teie arvutis töötavas rakenduses (näiteks Excelis avatud arvutustabel), saate jagada ainult seda rakendust, mitte ülejäänud töölauda. See keskendub teie osalejate tähelepanu ainult sellele, mida soovite neile rakenduses näidata. Ja see kaitseb teie privaatsust, kuna nad ei näe muud teavet, mis võib juhtuda teie töölaual, näiteks avatud kalendrit või e -posti rakendust.

Arvutis töötava rakendusakna jagamiseks liigutage kursorit koosoleku juhtelementide tööriistariba kutsumiseks ja klõpsake ikooni Jaga ikoon (nool ristküliku kohal). Altpoolt ilmub paneel. Arvutis töötavate rakenduste pisipildid on kategoorias Aken. Klõpsake rakenduse aknal, mida soovite koosolekul teistega jagada.

Microsoft

Kaitske oma privaatsust, jagades koosolekul osalejatega ühte rakenduse akent, mitte kogu töölauda. (Selle suurendamiseks klõpsake pilti.)

Pange tähele ka teisi sellel jagamispaanil saadaolevaid valikuid. Lisaks konkreetse rakenduse akna jagamisele saate jagada ka PowerPointi esitlust; sirvige faili jagamiseks Teamsit, OneDrive'i või oma arvutit; või avage interaktiivne tahvel, mille saate koos teiste koosolekul osalejatega märkida.

7. Kasutage reaalajas subtiitreid

Kui keegi teie koosolekul osalevatest inimestest on vaegkuulja, inglise keelt emakeelena kõnelev inimene või tal on heli kuulamisel muul põhjusel probleeme, võib Teamsi sisseehitatud subtiitrite funktsioon aidata neil vestlust paremini jälgida. See teisendab kõne automaatselt subtiitriteks, mis ilmuvad reaalajas videovoo all.

Microsoft

Koosolekul osalejad saavad vestluse paremaks jälgimiseks sisse lülitada reaalajas subtiitrid, mis kuvatakse vasakus alanurgas. (Selle suurendamiseks klõpsake pilti.)

Iga osaleja, kes kasutab Teamsi töölaua- või mobiilirakendust, saab ise subtiitrid sisse lülitada, kuid see pole veebiliideses saadaval. Reaalajas subtiitrite sisselülitamiseks liigutage kursorit koosoleku juhtelementide tööriistariba kutsumiseks, klõpsake kolme punktiga ikooni, et avada menüü Rohkem toiminguid, ja valige Lülitage sisse subtiitrid .

kus on imessage'i rakenduste pood

Pidage meeles, et reaalajas subtiitrite funktsiooni testitakse praegu eelvaates ja see töötab ainult siis, kui räägite inglise keelt. See tähendab, rühm Arvutimaailm toimetajad testisid seda funktsiooni hiljuti ja olid selle täpsusest väga muljet avaldanud.

8. Salvestage oma kohtumine

Koosoleku ajal on lihtne olulistest punktidest ilma jääda, kuid saate oma koosoleku hõlpsalt salvestada. Videofail salvestatakse pilves Microsofti voo teenusesse ja seda saate vaadata ka teie ja teised meeskonnaliikmed. See on kasulik neile, kes teie koosolekust ilma jäid, või kõigile, kes peavad koosolekul arutatu üle vaatama.

Koosoleku salvestamiseks liigutage kursorit koosoleku juhtelementide tööriistariba kutsumiseks, klõpsake menüü Rohkem toiminguid avamiseks kolme punktiga ikooni ja valige Alusta salvestamist sellest. Teised koosolekul osalejad näevad bännerit, mis teavitab neid salvestamisest.

Microsoft

Koosolekute heli ja video salvestamine aitab teil kajastatud sisu üle vaadata ja anda teistele, kes ei saanud kohale tulla, võimaluse järele jõuda. (Selle suurendamiseks klõpsake pilti.)

Saate salvestamise igal ajal peatada, klõpsates kolme punktiga ikooni ja valides Lõpetage salvestamine . Salvestist töödeldakse ja salvestatakse voogu (see võib võtta aega) ning pärast seda saate videot vaadata nii teie kui ka teised koosolekule kutsutud. (Me käsitleme seda allpool.)

9. Tehke koosoleku märkmeid

Koosolekutel pole harv juhus, kui tõstetakse esile olulisi küsimusi või otsustatakse tegevuste üle - ja see unustatakse kohe, kui koosolek on lõppenud. Nende üksuste jälgimise hõlbustamiseks saate teie või mõni muu osaleja teha märkmeid, mis salvestatakse Teamsis koosoleku osana. Kuna need salvestatakse koos koosolekuga, on need hiljem hõlpsasti ülevaatamiseks kättesaadavad.

Alustamiseks liigutage kursorit koosoleku juhtelementide tööriistariba kutsumiseks, klõpsake kolme punktiga ikooni, et avada menüü Rohkem toiminguid, ja valige Kuva koosoleku märkmed . Koosoleku märkmete paan kuvatakse meeskonna akna paremas servas. Klõpsake Tee märkmeid nuppu ja alustage märkmete sisestamist.

Kui olete seda teinud, ilmub vormindamise tööriistariba, mis võimaldab teil tekstile rakendada rasvasi, kaldkirja, esiletõstmist, nummerdatud ja täpploendeid ning muud vormingut. Klõpsake + jaotise pealkirja lisamiseks. Märkmete korrastamiseks saate luua nii palju sektsioone kui vaja. Kui soovite sektsioone ümber korraldada, klõpsake jaotise paremal kolme punktiga ikooni ja valige Üles liikuma või Liigu alla .

IDG

Koosoleku märkmete paani kasutamine lisab teie märkmed automaatselt Teamsis koosolekule, muutes need hiljem hõlpsaks. (Selle suurendamiseks klõpsake pilti.)

Pärast kohtumist

10. Jaga salvestust

Kui olete koosoleku salvestanud, on see salvestus (kui seda on võimalik töödelda ja salvestada) teile ja teistele koosoleku kutsututele Teamsis koosoleku vestluslehe kaudu juurdepääsetavaks. Pole paha, kui tuletate oma meeskonnaliikmetele meelde, et salvestis on olemas ja igal ajal vaatamiseks valmis.

Teie või mõni teine ​​osaleja pääseb selle juurde, klõpsates nuppu Vestlus ikooni vasakul tööriistaribal. Valige tööriistaribast paremal asuval vestluspaanil koosolek, mille ajal video salvestasite. Koosoleku vestluskaardile postitatakse salvestise pisipilt. Video esitamiseks klõpsake pisipildil.

IDG

Kui see on töödeldud ja salvestatud, kuvatakse koosoleku salvestis otse koosoleku vahekaardil Vestlus. (Selle suurendamiseks klõpsake pilti.)

Teise võimalusena võite klõpsata Kalender leidke vasakult tööriistaribalt oma koosolek, klõpsake selle avamiseks ja seejärel klõpsake ikooni Vestlus vahekaart akna ülaosas. Avaneb vestluskaart ja näete lehel salvestamise pisipilti. Video on kõigile osalejatele kättesaadav ka Microsoft Stream ja kui võõrustasite koosolekut kanalil, leiate vahekaardilt Postitused video, mis on vastuseks teie koosoleku teadaandele postitatud.

Ainult koosoleku salvestanud isik saab seda jagada inimestega, keda koosolekule ei kutsutud. Seda saab teha mitmel erineval viisil. Kui soovite videot jagada kogu oma organisatsiooniga, klõpsake vahekaardi lehel video pisipildi kõrval kolme punktiga ikooni ja valige kuvatavast menüüst Jaga , seejärel klõpsake ikooni Jaga nuppu.

Windows 10 1511 vs 1607

Kui soovite seda valitud inimestega jagada, klõpsake video pisipildi kõrval kolme punktiga ikoonil ja tehke valik Hangi link , seejärel klõpsake ikooni Kopeeri nuppu. Saate lingi kleepida e -kirja ja saata selle konkreetsetele adressaatidele. Või klõpsake video pisipildi kõrval kolme punktiga ikoonil ja tehke valik Avage Microsoft Streamis . Koosoleku salvestus avaneb voos ja saate klõpsata ikoonil Jaga nuppu, et saada jagamislink, saata see e -postiga konkreetsetele inimestele või hankida kood video manustamiseks veebilehele.

11. Vaadake koosoleku märkmed üle ja jagage neid

Kui olete koosolekute märkmeid teinud, lisatakse need koosolekutele ka Teamsis. Teie või teised osalejad pääsete neile juurde, klõpsates Vestlus vasakul tööriistaribal, valige oma koosolek ja klõpsake nuppu Koosoleku märkmed vahekaart. Teise võimalusena võite klõpsata Kalender valige vasakul tööriistaribal oma koosolek ja klõpsake nuppu Vestlus vahekaardil, leidke koosoleku märkmete teadaanne ja klõpsake nuppu Kuva märkmed täisekraanil . Ja arvasite, et kui võõrustasite koosolekut kanalis, kuvatakse koosoleku märkmed vahekaardil Postitused vastusena koosoleku algsele postitusele.

Kui teie või mõni muu osaleja tegid märkmeid mõne muu tööriista, näiteks Microsoft Wordi abil, saate need lisada järelteatega koosolekule või selleteemalisele postitusele.

Veenduge, et teie meeskond saab nii koosoleku salvestuse kui ka koosoleku märkmed üle vaadata, see aitab arutatavat selgitada ja tagab, et tegevusüksusi ei unustata.